Hoe stel ik Roundcube webmail in? Welke functies zijn er?
Wanneer u ervoor kiest om uw email bij ons te hosten, krijgt u hier niet alleen een webmail bij, maar zitten in die webmail ook nog eens vele functies die van pas kunnen komen.
Zo kunt u onderschriften (signatures) instellen, automatische email afhandeling en zelfs een agenda die u automatisch kunt synchroniseren.
Let op!
Voor de volledige functionaliteit van deze functies is het belangrijk dat u de webmail bezoekt op https://mail.wincom.nl/webmail of https://uwdomein.nl/webmail link gebruikt.
In deze handleiding behandelen we voor de meest gebruikte en meest praktische functies in het kort het gebruik.
- Identities (signature/onderschrift)
- Filters (automatische email afhandeling)
- Responses (standaard reacties)
- Folders (mappenstructuur)
- Calendar (agenda synchronisatie)
Identities (signature/onderschrift)
U kunt binnen Roundcube verschillende identiteiten instellen.
Dat wil zeggen dat u een andere naam of organisatie kunt instellen die weergegeven wordt bij uitgaande mails.
Hierbij kunt u ook een handtekening instellen dat standaard onder uw verzonden berichten geplaatst wordt.
Ga hiervoor onder Settings naar Identitites. Hier kunt u op het + teken klikken om een nieuwe identiteit toe te voegen, of op een bestaande identiteit om die aan te passen.
Vul hier de weergavenaam in, het bedrijf, een afwijkend Reply-To adres, een standaard “blind” CC en, indien gewenst, een signature/onderschrift.
U kunt in een handtekening uw contact gegevens toevoegen of ervoor kiezen hier ook afbeeldingen aan toe te voegen e.d.
Klik als u klaar bent op Save / Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Onder Preferences / Instellingen kunt u ervoor kiezen uw handtekening altijd toe te voegen of alleen wanneer u dit wilt.
Filters (automatische email afhandeling)
U kunt email filters instellen die de afhandeling van e-mails automatiseren.
Zo kunt u bijvoorbeeld als Spam gemarkeerde email van een bepaalde afzender automatisch laten terug zetten naar uw inbox.
Of bepaalde afzenders met een bepaalde extensie automatisch naar uw Spam folder zetten.
Hiervoor gaat u naar Settings en dan naar Filters.
Onder Filters klikt u op managesieve en daarna op het + (plus) teken, om een nieuw filter aan te maken.
U kunt uw filter een naam geven. Dit heeft geen invloed op de werking
Daarna kunt u regels invoeren voor wanneer het filter in werking treedt.
Tot slot kunt u instellen wat er gebeurt wanneer een email binnen de vooraf opgestelde regeling valt.
Klik uiteindelijk op Opslaan / Save om uw filter op te slaan.
Deze filters werken voor al uw inbox-mappen, ongeacht of u binnen Roundcube kijkt zullen ze op de achtergrond blijven werken.
Responses (standaard reacties)
U kunt in Roundcube ook geautomatiseerde reacties instellen.
Zo kunt u op bepaalde e-mails reageren met een vooraf ingestelde reactie.
Hiervoor gaat u naar Responses onder uw instellingen en typt u daar een standaard reactie.
Vervolgens kunt u deze standaard reactie selecteren bij het reageren op bepaalde berichten, wanneer u de reactie typt.
Dit selecteren doet u boven de email, onder Responses.
Folders (mappenstructuur)
Binnen de Roundcube instellingen kunt u ook uw mappenstructuur aanpassen.
Hiervoor gaat u naar Mappen / Folders en selecteert u een locatie waarbinnen u een nieuwe map wilt aanmaken.
U kunt onderaan op het + teken drukken om een map aan te maken.
De instellingen van de map kunt u ernaast aanpassen of u kunt de map verslepen om hem elders te plaatsen.
U kunt onder Instellingen / Preferences en dan Special Folders / Speciale mappen instellen welke mappen een speciale functie hebben.
Calendar (agenda synchronisatie)
U kunt tegenwoordig ook een agenda instellen en synchroniseren met andere applicaties.
Dit werkt middels CalDAV.
Hiervoor gaat u binnen Roundcube naar uw Calendar en klikt u naast de gewenste agenda op het potloodje om de instellingen hiervoor te zien.
Klik op Sync calendar om een synchronisatie link aan te maken.
Vervolgens voert u een gewenste weergavenaam in en een wachtwoord om deze link te kunnen gebruiken.
Voeg deze connectie toe door op Add te klikken er verschijnt hieronder een link en andere gegevens voor deze connectie.
Met deze gegevens kunt u de agenda toevoegen in andere calendar applicaties.
Als u na het doornemen van deze handleiding nog vragen heeft over functies, kunnen we u uiteraard verder helpen.
Neem hierover contact op met onze helpdesk, maak een ticket aan over uw vraag.